Alles kwijt, geen backup

Het begon met een redelijke paniek-mail. “Help” was de kop die bovenaan de mail stond.

In de mail de opmerking dat het besturingssysteem aan had gegeven dat de externe schijf niet te herstellen was, dat een reservekopie noodzakelijk was.

Fijn dat je zo’n melding krijgt, maar het was eigenlijk al te laat. Want het verzetten van de Lightroom catalogus had al ruim 3 uur geduurd. Er zat nog leven in de harde schijf, maar het was duidelijk dat de externe schijf op z’n laatste benen liep.

Ik mocht helpen, kijken wat e nog mogelijk was en deed dat als ‘Lightroomdokter’.

De klant, een professioneel fotografe, zat er duidelijk mee in haar maag. Dat snap je wel…

In verband met haar privacy vertel ik natuurlijk nier haar naam of bedrijf. Laten we haar Esther noemen.

Esther moet nog wat shoots bewerken, op verzoek van een klant. Maar dat lukte dus al niet meer. Lightroom zag de foto’s nog wel, maar daar bleef het dan ook wel bij.

ER WAS GEEN BACKUP….

Nou ja, de backup van Lightroom stond net als de catalogus ook op de externe harde schijf

Wat ging er mis?

Oké, daar gaan dus alvast wat zaken mis. Laten we die ter illustratie even op een rijtje zetten:

• Catalogus op een externe schijf: Dit raadt ik ALTIJD af. Ik weet dat veel mensen dit gebruiken en dat het erg makkelijk is om deze manier met één catalogus te werken op meerdere computers. Maar toch zijn er ontzettend veel meer kansen dat het fout gaat. Als je dit doet, zorg dan dat je backup van Lightroom ALTIJD op een andere schijf komt. Laat dat nu net onhandig zijn als je met meer computers werkt. Dus wordt er toch vaak gekozen om (als er al een backup wordt gemaakt) deze op dezelfde schijf te zetten. Je snapt, als de schijf het begeeft, ben je zowel je catalogus als de backups kwijt….
  In het geval van Esther konden we gelukkig de catalogus met enige moeite nog verplaatsen.
• Er was GEEN backup van de foto’s. Alle foto’s stonden op één schijf. En dat ging best wel lang goed. Maar ja, het is de vraag wanneer een harde schijf het begeeft, niet of de harde schijf dat een keer doet…
• Signalen dat het misgaan waren er al wat langer. Dat werd op de todo-lijst gezet….
  En ik snap het hoor, maar dit soort signalen vragen eigenlijk om directe actie.

Maar wat kunnen we dan wel doen om Esther uit de brand te helpen?

Nou, daar kan ik redelijk kort over zijn. Samengevat: Niet zoveel. De schijf is aan het overlijden en dan is het zaak om zo weinig mogelijk met die schijf te doen. Het overzetten van de catalogus van 1,5 GB duurde al ruim 3 uur. Er stond voor 3TB aan foto’s op de schijf en volgens de computer zou het overzetten ruim 265 dagen duren. Met een kleine map hebben we een test gedaan, en dat ging inderdaad tergend langzaam. Als het overzetten van één foto een minuut duurt, dan kan je voorstellen hoe dat zit met heel veel fotoshoots met honderden of duizenden foto’s…

Oeps, is er een oplossing?

Dit is het moment dat je jezelf wel voor je kop kan slaan. Je WEET dat je een backup moet hebben. Maar ja, het kost tijd en geld. En het gaat toch goed…. Voordat je het weet ben je weer een week verder.

Wat hebben we gedaan, nou ja, Esther heeft dit gedaan op mijn advies. De schijf is naar een gespecialiseerd bedrijf gegaan om te herstellen. Dat ging een lieve cent kosten.

Het herstellen van zo’n schijf bij een goed bedrijf gaat niet van vandaag op morgen. Dat kost ook even tijd. Wil je het sneller, dat kan, maar dan zijn de kosten behoorlijk wat hoger. In dit geval kreeg Esther haar harde schijf na een paar weken terug. Nou ja, een kopie van haar harde schijf met (gelukkig gelukkig) alle data. Dat is echt ontzettend fijn. Maar de kosten, die waren in dit geval wel MEER DAN €1000,-…..

MEER DAN DUIZEND EURO!!!!

Die schijf is inmiddels terug en Esther kan nu haar klanten die intussen al in de wacht staan weer gaan helpen. Ze kan Lightroom weer in en de foto’s bewerken.

Maar ja, is dat wel slim? Want alhoewel de schijf nu terug is, is het nog steeds een onveilige situatie. Want alle informatie staat op deze schijf. En alleen op deze schijf Er is nog steeds geen backup. Dat is dus eigelijk de eerste stap die je nu genomen moet worden. Wees gerust, daar wordt nu aan gewerkt.

Hoe voorkom je dit?

Samengevat is dit eigenlijk heel makkelijk. Zorg voor backups. En ik weet, dat wist je al voordat je dit artikel begin te lezen. En toch zijn er een berg menens die dat wel weten maar niet doen. En misschien ben je wel bij dit artikel gekomen omdat je helemaal in de penarie zit. Je wist wel dat je moet backuppen, maar schoof dat klusje iedere keer vooruit. Daardoor werd het van een klusje een klus en ach…

Maar nu is het bal, je harde schijf is kapot, of gestolen en nu ben je de pineut. Als je geluk hebt, dan heb je de schijf nog en kan je deze laten herstellen voor heel veel geld.

Maar voorkomen is echt beter dan genezen. Ik zeg altijd tegen mensen dat ik ze graag help, ik verdien daar ook deels mijn geld mee. Maar ik heb eigenlijk veel liever dat je mij op deze manier niet nodig hebt. Dat ik je wel wat vertel over hoe je je werkwijze van foto’s organiseren goed krijgt. Of dat ik je een nog mooiere foto leer maken.

JE MOET DUS GEWOON BACKUPS MAKEN

Hoe je dat doet ligt helemaal aan je eigen manier van werken. Voor de één is een extra harde schijf prima waar alles dubbel op komt te staan. Af en toe hang je die er aan en kopieer je dan de nieuwe data naar de externe backup schijf. Dat is een simpeler manier. Niet de meest mooie manier, maar hee, beter iets dan niets.

Een betere manier is om te zorgen dat je dat laat doen door een speciaal programma. Zelf gebruik ik het programma Carbon Copy Cloner (voor de mac) om te zorgen dat mijn backups automatisch gaan. Dit programma kijkt naar de bron (waar mijn foto’s staan) en naar het doel (mijn backup-schijf). Als ik een foto toevoeg op de bron, en die staat nog niet op het doel, dan wordt deze naar het doel geschreven. Verwijder ik nu die foto op de bron, dan blijft die op het doel staan. DAT WIL IK. Want immers, heb ik die foto bewust verwijderd of per ongeluk. Zeker in dat laatste geval wil ik dat er nog een exemplaar op de backup staat.

In backup termen heb ik eerst een full backup gemaakt en dan een incrementele backup. Eerste keer dus alles backuppen (full) en dan stapje voor stapje de wijzigingen (incrementeel). De software kijkt dus ieder keer naar alle mappen en kopieert dan alleen de wijzigingen die sinds de laatste backup zijn gedaan.

Je hebt dus eigenlijk altijd meer data in je backup dan in ‘werkelijkheid’. Dat is niet erg, liever te veel dan te weinig.

Dat softwareprogramma zorgt er ook voor dat dit gebeurt wanneer je dat instelt. Bij mij gebeurt dat dagelijks. Dagelijks op een bepaalde tijd wordt er dus gekeken en gebackupped als dat nodig is. En ik heb dat ingesteld op een tijd waarop ik zeker weet dat de computer aan staat. Als jij dat dus iedere dag net zoals ik om 14:00 doet terwijl je dan niet thuis bent en je computer uit staat, dan heeft het niet zo’n zin… Bij mij komt het wel eens voor dat er een dagje overgeslagen wordt, dat is niet zo’n probleem, ik noem dat een ingecalculeerd risico. Als dat maar niet een week lang is. En als ik iets belangrijks heb, waarvan ik vind dat het NU naar de backup moet, dan start ik de backup-procedure even handmatig.

Externe schijf, NAS of cloud?

Ik schreef al dat je goed een (tweede) externe schijf als backup kan gebruiken. Zeker in combinatie met een goed programma dat zorgt voor die backup is Ale en hele goede oplossing. Het nadeel is dat je backup en je originele fysiek in elkaars buurt zijn. Als er een emmer water over je computer gaat dan is de kans groot dat die ook over de backup gaat. Of bij diefstal zal de dief waarschijnlijk niet uit medelijden je back-upschijf laten liggen. Dat houdt dus in dat je daar zelf een beetje netjes mee om moet gaan.

Backup op een NAS

Wil je de kans op verlies van backup nu kleiner maken, dan zijn er ook andere keuzes.
Een ding dat ik zelf voor mij foto’s gebruik is een NAS. Een NAS is een Network Attached Storage. Een kastje met een mini-computer en één of meer harde schijven. Je kan het wel een persoonlijke cloud noemen. Die NAS sluit je met een netwerkkabel aan je router en je hebt dan in je netwerk de beschikking over deze opslagruimte. Heb je een NAS met meer schijven? Dan kunnen die schijven elkaar ook ‘helpen’. Gaat er eentje kapot, dan neem de ander dat over. Dit is wel even een versimpelde vertaling van wat een NAS doet, het gaat te ver om dat in detail uit te leggen. Maar het voordeel van een NAS is dat deze in je netwerk is en je gewoon draadloos die extra opslag en backup-ruimte hebt. Dus geen gedoe meer met die externe schijf.

Backup in de cloud

Natuurlijk kan je kiezen voor je eigen cloud in de vorm van een NAS. Maar je kan natuurlijk ook kiezen voor de ‘echte’ cloud. Als je voldoende ruimte hebt (koopt, huurt) kan je ook je bestanden als backup in de cloud zetten. Snelheid en prijs worden steeds interessanter. Maar zelf kies ik hier in ieder geval voor mijn foto’s niet voor. Nu tenminste nog niet.

TIME MACHINE IS GEEN BACKUP

Veel mensen met een mac gebruiken de optie TimeMachine. En denk dat dit een backup is. Dat klopt niet. Time Machine is een fijn product van Apple dat een erg gedoe kan voorkomen, maar is geen echte backup.

Een backup zorgt er namelijk voor dat je alles backupt. Wat doet TM? TM kopieert echt alles naar de TM schijf, dat lijkt een backup. Maar wat er ook gebeurt is dat hij dat bijhoudt, dus nieuwe zaken worden ook op de TM gezet. Maar op een gegeven moment is de TM schijf vol, en dan is het first in first out.

Voorbeeldje?

Je hebt bestanden A, B en C. Die gaan naar de TM.

Dan komt bestand D er bij. Op TM staat nu ABCD.

Je gooit B per ongeluk weg, op de TM staat nog steeds ABCD, je kan B terughalen. Maar alleen als je dat weet. Stel je weet het nu nog niet. Maar inmiddels heb je meer bestanden erbij. EFGHIJKLM.

Op TM staat nog steeds ABCDEFGHIKLM ( Dus ook B ), maar de TM is nu vol. Als jij nu PQR wilt hebben, dan gaat de TM ruimte vrijmaken door de oudste backup weg te gooien en dan heb je netjes ACDEFGHIJKLMPQR op je TM, net als op je mac. Maar B ben je nu echt kwijt…

Dus Time-Machine is perfect om een klein foutje snel op te lossen, maar geen goede backup-methode. Werkt wel perfect om een kapotte HD geweldig snel terug te zetten. En dat is ook de manier waarop ik Time Machine gebruik.

Wat doet Esther nu?

Kortom, Esther gaat binnenkort een NAS aanschaffen, maar gaat eerst nog wat dingen opruimen. Want realiseer je dat iedere foto die je hebt, je ook wil backuppen. Als jij dus van een bruiloft thuiskomt met 3000 foto’s, dan zal je die 3000 ook moeten backuppen. Beter is om dan een goede eerste schifting te maken en een berg onscherpe en slechte foto’s weg te gooien. En dat doe je bij voorkeur als je de foto’s ook nog op- je geheugenkaartje hebt! Gooi je dan per ongeluk een goede foto weg, dan heb je hem nog.

Na die eerste schifting heb je misschien nog maar 1000 foto’s over. Nu zorg je dat je gaat backuppen.

Esther gaat nu dus opruimen. Want ze heeft die schiftingen wel gemaakt, maar moet die slechte foto’s nog weg gooien. Dat scheelt TERABYTES!

Terabytes die je vervolgens niet hoeft te backuppen. Want wees reëel, ook backupruimte kost geld (en tijd). En uiteindelijk moet iemand dat betalen.

Als dat gedaan is komt er een NAS in huis te staan. En die regelen we zo in dat voortaan alles netjes naar de backup gaat. Mocht er wat kapot gaan ,dan is er korte paniek en daarna gewoon regelen. Het neerzetten van een NAS kost ook knaken, maar in dit geval minder dan de kosten van het herstellen van schijven. Nog afgezien van de stress die dat oplevert.

Esther is binnenkort weer gewoon in business. Heeft haar lesje geleerd. Ruimt voortaan wat sneller slechte en onbruikbare foto’s op en maakt gebruik van een goed backup-systeem. Het zorgt voor een berg rust in haar bedrijf en vooral haar hoofd. En ze gaat ook nadenken over hoelang ze foto’s bewaart. Want hoelang bewaar je als professioneel fotograaf de foto’s van je klanten? Is dat een paar jaar of levenslang? Dat kan, maar denk na wat dat dan inhoudt…

Hulp nodig?

Heb jij nu hulp nodig omdat je dingen kwijt bent. Misschien kan ik je helpen. Ik help namelijk vaak fotografen met dit soort problemen. Maar vooraf is het wel handig om te vertellen dat ik niet kan toveren. Je las hierboven dat Esther echt naar een gespecialiseerd bedrijf moest om haar data te laten herstellen. Ik verkoop ook geen externe schijven. Ik kan je wel helpen met het opzetten van een goed backupsysteem, maar doe dat liever als er nog geen paniek is. Is die paniek er wel? Vul dan even mijn contactformulier in en beschrijf je paniek. Ik neem dan even contact met je op of ik met een consult op afstand je paniek kan verminderen of weghalen.