Meerdere catalogi in Lightroom Classic – goed idee of bron van problemen?

Waarom je beter niet met meerdere catalogi werkt in Lightroom Classic

Stel je voor: je loopt een bibliotheek binnen en vraagt aan de bibliothecaresse waar je dat ene boek over fotografie kunt vinden. Ze denkt even na, maar zegt dan: “Nee, dat staat hier niet. Misschien bij de bibliotheek hiernaast.”
Je loopt naar de volgende bibliotheek, stelt daar precies dezelfde vraag en krijgt exact hetzelfde antwoord: “Misschien bij de volgende.”
Hoe frustrerend is dat?

Zou het niet veel handiger zijn als er gewoon één grote bibliotheek was, waarin je alles kon vinden? Waar je precies wist waar je moest zoeken, en waar één iemand je meteen verder kon helpen?

Zo werkt het ook met de catalogi in Lightroom Classic. Zie de catalogus als jouw persoonlijke bibliothecaresse: ze weet waar je foto’s staan, welke bewerkingen je hebt gedaan, wat je favorieten zijn, en waar je aan werkt. Maar als je meerdere catalogi gebruikt, verspreid je al die kennis over meerdere ‘bibliotheken’ – en dat zorgt op termijn bijna altijd voor verwarring, fouten of frustratie.

In dit best wel uitgebreid artikel leg ik je uit waarom je het beste met één catalogus kunt werken, welke problemen ik als Lightroomdokter regelmatig tegenkom bij mensen die wél meerdere catalogi gebruiken, én wanneer het eventueel wel een goed idee is om een aparte catalogus aan te maken.

Ik schreef al, een uitgebreid artikel, ik start zo met een korte samenvatting. Je kan dan altijd kiezen om het gehele artikel te lezen voor meer verdieping en achtergrond informatie.

Lightroom Classic biedt de mogelijkheid om met meerdere catalogi te werken, maar voor de meeste gebruikers pakt dat eerder nadelig uit dan voordelig. Sterker nog, Adobe zelf raadt het gebruik van meerdere catalogi af. In dit artikel voor de beginnende, maar zeker ook de gevorderde Lightroom Classic-gebruiker bespreek ik waarom werken met één catalogus vaak beter is, welke problemen in de praktijk ontstaan bij meerdere catalogi, en in welke uitzonderlijke situaties meerdere catalogi wel zinvol kunnen zijn. Tot slot geef ik je praktische tips om je catalogus gezond te houden.

Waarom zou je meerdere catalogi gebruiken?

Er zijn verschillende redenen waarom fotografen overwegen met meerdere catalogi te werken. Enkele veelgehoorde motieven zijn:

• Prestaties en omvang: Men denkt dat een enkele catalogus met te veel foto’s traag wordt, en splitst daarom op (bijv. per jaar of per project). In de beginjaren van Lightroom was dat misschien een punt, maar tegenwoordig kan één catalogus probleemloos honderdduizenden foto’s aan zonder noemenswaardige vertraging, zie ook dit artikel waarin ik verschillende misverstanden over Lightroom beschrijf.
  Lightroom Classic is geoptimaliseerd voor grote catalogi en het aantal foto’s vormt geen bottleneck meer voor de workflow. Met andere woorden: splitsen voor de snelheid is meestal onnodig.

• Organisatie per project of klant: Sommige gebruikers vinden het logisch om aparte catalogi te maken per klant, klus of thema, zodat die projecten gescheiden blijven. In theorie lijkt dat overzichtelijk, maar bedenk dat Lightroom zelf al uitgebreide organiseermogelijkheden biedt binnen één catalogus – met mappen, collecties, trefwoorden, labels, beoordelingen enzovoort. Die voordelen gaan grotendeels verloren als je projecten over meerdere databases, dus catalogi, verspreidt.

• Meerdere computers of locaties: Een andere reden is dat men op verschillende computers aan foto’s wil werken (bijv. een desktop en een laptop) en denkt dat aparte catalogi per apparaat handig zijn. Echter, Lightroom Classic kan slechts één catalogus tegelijk synchroniseren met Lightroom CC/Mobile (Creative Cloud) – meerdere catalogi parallel syncen gaat niet. Bovendien betekent werken op twee computers vaak dat je moet jongleren met exporteren en importeren van wijzigingen of het fysiek verplaatsen van een catalogusbestand, wat foutgevoelig is. Sommige gebruikers proberen de catalogus in een cloudmap (OneDrive, Dropbox e.d.) te plaatsen om zo dezelfde catalogus op twee systemen te openen, maar dat leidt vaak tot problemen. De continue sync kan de Lightroom-database verstoren en zelfs beschadigen – er ontstaan dan conflicterende kopieën of een corrupte catalogus. Dit soort creatieve oplossingen om één catalogus op meerdere plekken te gebruiken eindigen geregeld in dataverlies of corrupte bestanden, wat het oorspronkelijke doel tenietdoet. En geloof me, als Lightroomdokter kom ik dit heel vaak tegen als ik weer eens mensen help met het oplossen van de problemen. Meer details over waarom je beter geen cloud gebruikt voor je catalogus of je foto’s lees je in dit eerdere artikel.

• Back-up en opslagbeheer: Tenslotte speelt bij sommigen de gedachte dat meerdere kleinere catalogi makkelijker te back-uppen zijn of minder schijfruimte vergen. In werkelijkheid vraagt juist elke catalogus om een eigen back-upregime en onderhoud. Lightroom’s ingebouwde back-up maakt alleen een kopie van de momenteel geopende catalogus. Heb je er tien, dan moet je dus tien afzonderlijke back-ups maken en bijhouden – iets wat in de praktijk vaak wordt vergeten of verkeerd gaat. Bovendien plaatst Lightroom standaard de back-up in dezelfde map als de catalogus zelf, wat riskant is: als die schijf faalt, ben je zowel je catalogus als de back-up kwijt. Met één catalogus beheer je jouw back-ups overzichtelijker en veiliger door ze op een aparte schijf of cloudopslag te zetten. Meerdere catalogi vergroten de kans op een misser: bijvoorbeeld dat je de verkeerde catalogus terugzet, een back-up overschrijft, of simpelweg dat één van de catalogi nooit geback-upt wordt. Ook hier geldt weer, dat ik dit zo vaak heb gezien. Een voornemen om goed te backupen en goed en netjes te zijn is een mooi voornemen, maar we weten allemaal hoe dat vaak gaat met goede voornemens…

Veelvoorkomende problemen met meerdere catalogi

In de praktijk levert werken met meerdere Lightroom-catalogi diverse problemen op. Mijn ervaringen als Lightroomdokter laat zien dat het vaak meer gedoe geeft dan het oplost. Dit zijn de belangrijkste struikelblokken:

• Verwarring en verlies van overzicht: Met gescheiden catalogi moet je zelf maar onthouden waar elke foto staat. Ik vergeleek het al in de intro met meerdere bibliotheken met evenzoveel bibliothecaressen – je blijft heen en weer lopen omdat geen enkel overzicht alles kan vinden. Concreet: wil je een bepaalde foto terugvinden, dan moet je eerst bedenken in welke catalogus die zat. Regelmatig zien ik gebruikers vergeefs zoeken in de verkeerde catalogus, omdat ze bijvoorbeeld dachten dat een bruiloft in 2017 was terwijl de foto’s in de catalogus van 2018 staan. Dit leidt tot tijdverspilling en frustratie. Eén centrale catalogus geeft je alle foto’s onder één dak, zodat je met één zoekopdracht je hele archief doorzoekt in plaats van catalogus voor catalogus.

• Inefficiënte workflow: Meerdere catalogi betekenen ook continu schakelen in de software. Het wisselen tussen catalogi kost tijd en Lightroom moet telkens opnieuw opstarten in de andere catalogus. Je kunt bovendien niet snel even switchen terwijl er een proces loopt – bijvoorbeeld tijdens het exporteren moet je wachten tot dat klaar is voordat je een andere catalogus kunt openen. Dit haalt de vaart uit je workflow. meerdere catalogi vertragen je werkstroom en maken het organiseren moeilijker, zonder echte voordelen te bieden. Zeker als je regelmatig foto’s van de ene naar de andere collectie wilt verplaatsen of samen bekijken, zit een opsplitsing in de weg.

• Synchronisatie- en toegangsproblemen: Werken met verschillende catalogi kan bepaalde Lightroom-functies beperken. Zoals genoemd kun je slechts één catalogus laten synchroniseren met Lightroom’s cloud (voor mobiele toegang of web) – heb je twee aparte catalogi, dan kun je nooit alles tegelijk naar de Lightroom-apps syncen. Ook externe integraties (plug-ins, exportscripts) moeten vaak per catalogus ingesteld worden. Daarnaast lopen gebruikers met meerdere catalogi vaker tegen bestandsconflicten aan als ze proberen hun beelden of instellingen te synchroniseren. Bijvoorbeeld: iemand opent per ongeluk een backup-catalogus of een verouderde versie, past daar bewerkingen toe, en ontdekt later dat die bewerkingen niet in de hoofdcatalogus zitten. Of twee verschillende catalogi verwijzen naar dezelfde fotomap, waardoor imports of bewerkingen dubbel plaatsvinden – chaos gegarandeerd. Dergelijke situaties komen in supportfora vaak voorbij als “waar zijn mijn nieuwste bewerkingen gebleven?” of “waarom zie ik sommige foto’s niet” en blijken terug te voeren op het gebruik van meerdere catalogi (of verkeerde catalogus gekozen bij het starten van Lightroom).

• Risico op fouten en corruptie: Meer catalogi betekent meer complexiteit, en daarmee een grotere kans dat er iets misgaat. Catalogusbestanden zijn kwetsbaar als je er onzorgvuldig mee omspringt. Als Lightroom expert zie ik dat gebruikers met meerdere catalogi vaker experimenteren met importeren/exporteren van catalogi of het samenvoegen ervan, wat het risico op fouten vergroot. De computer maakt nooit fouten, fouten zijn helaas altijd gebruiker gerelateerd en zelden worden die fouten express gemaakt.
  Ook proberen sommige gebruikers trucjes zoals een catalogus op een netwerkschijf of in de cloud te zetten om die vanaf meerdere plekken te gebruiken – iets wat door Adobe expliciet wordt afgeraden vanwege de instabiliteit. Dit schreef ik al eerde in mijn artikel tips en misverstanden over de Lightroom Catalogus dat ik eerder al aanhaalde. Een kleine onderbreking in de verbinding (cloud of externe schijf) kan een catalogus al beschadigen. In het geval van OneDrive heb ik gezien dat de achtergrondsync een catalogus kan corumperen of dubbele conflicterende versies aanmaakt. Dat si zelden het geval bij een simpel word document, maar veel eerder wel met dat grote bestand dat je catalogus is waarbij er continu veranderingen plaatsvinden.
  Dit soort problemen leidt ertoe dat je mogelijk uren kwijt bent aan herstelpogingen, het terugzetten van back-ups of – in het ergste geval – het verliezen van bewerkingen. Kortom: hoe meer afzonderlijke catalogi en technische kunstgrepen, des te hoger de kans dat er iets misgaat met je gegevens. Wat dat betreft is het een loterij, meer lootjes geven een grotere kans, maar deze kans heb je liever niet.

Wanneer zijn meerdere catalogi wél nuttig?

Zijn er dan geen situaties waarin meerdere catalogi gerechtvaardigd zijn? Jawel – in bepaalde specifieke gevallen kan het gebruiken van meer dan één catalogus zinvol of zelfs noodzakelijk zijn:

• Strikte scheiding van werk: Als je als fotograaf duidelijk gescheiden werkzaamheden hebt, kan je ervoor kiezen om per tak een aparte catalogus te houden. Bijvoorbeeld een persfotograaf die voor twee verschillende kranten werkt, zou per opdrachtgever een eigen catalogus kunnen hebben om de archieven gescheiden te houden. Ook wie naast beroepsfotografie een privé-fotoarchief heeft, zou dat strikt apart kunnen willen houden. Let wel dat dit alleen zinvol is als de overlap nihil is; zodra je foto’s dubbel moet beheren of zoekt over beide archieven, verlies je weer de voordelen.

• Samenwerken of meerdere gebruikers: In omgevingen waar verschillende personen aan Lightroom werken (bijvoorbeeld een studio met meerdere editors of een gedeelde computer) is het soms handig om per gebruiker of per project een andere catalogus te gebruiken. Zo voorkom je dat men elkaar’s werk per ongeluk wijzigt en beperk je de schade als er iets misgaat – de rest van de catalogi blijft dan ongeschonden als er één corrupt raakt. Dit vereist echter goede afspraken en discipline, en komt in individuele workflows niet vaak voor.

• Reizen en tijdelijke catalogi: Zelf maak ik vaak voor fotografie op locatie of op reis een tijdelijke catalogus aan op mijn laptop om ter plekke te kunnen werken. Deze tijdelijke catalogus voeg ik dan later samen met de hoofdcatalogus op de studio-computer. Dit kan handig zijn om onderweg niet de volledige grote catalogus mee te slepen. . Belangrijk is wel om na terugkomst die tijdelijke catalogus te integreren in je hoofdcatalogus (of de bewerkingen te exporteren en importeren), zodat je weer één compleet archief hebt en niet met losse eilandjes blijft zitten.

• Oude archieven opsplitsen: Soms besluiten gebruikers een héél oud archief (bijvoorbeeld foto’s van >10 jaar geleden) apart te zetten in een tweede catalogus, vooral als ze die beelden zelden nodig hebben. Dit kan de dagelijkse catalogus “lichter” doen aanvoelen, maar technisch is het niet per se nodig. Lightroom kan immers ook met honderdduizenden foto’s prima overweg. Alleen als het beheer van zo’n enorm archief onpraktisch wordt of back-ups gigantisch groot en traag worden, zou je ervoor kunnen kiezen een deel te archiveren in een aparte catalogus. Realiseer je wel dat zoekopdrachten dan dat aparte archief niet meenemen en dat je mogelijk twee plekken moet beheren. Daarnaast zal je die archief catalogus waarschijnlijk ook weer moeten updaten, want de software updates gaan natuurlijk ook gewoon door.

Kortom, meerdere catalogi zijn eigenlijk alleen zinvol in uitzonderingsgevallen. Ook Adobe erkent dat er professionele workflows zijn waarbij aparte catalogi kunnen passen, bijvoorbeeld scheiding op basis van datum of klant. Maar deze scenario’s gelden lang niet voor iedereen. Voor de gemiddelde beginnende of zelfs de gevorderde Lightroom Classic-gebruiker wegen de nadelen bijna altijd zwaarder dan de voordelen.

Conclusie en praktisch advies

Mijn uitgebreide praktijkervaringen als Lightroom expert leren dat één catalogus in 99% van de gevallen de beste keuze is voor Lightroom Classic. Het voorkomt verwarring, houdt je workflow simpel en minimaliseert de kans op technische problemen.

Mijn advies: werk met één “master”-catalogus voor al je foto’s, tenzij je een zeer specifieke reden hebt om te splitsen. Heb je toch meerdere catalogi nodig, zorg dan dat je precies weet waarom, en beheer ze strak. Enkele praktische tips tot slot:

• Houd het overzicht: Documenteer welke catalogus waarvoor dient, zodat je niet vergeet waar iets staat. Geef elke catalogus een duidelijke naam (bijv. PortfolioCatalog.lrcat en Klantenwerk.lrcat) om verwarring te vermijden.

• Regelmatige back-ups: Maak voor iedere catalogus die je gebruikt een back-upschema. Stel Lightroom in om bij afsluiten een backup te maken (minstens wekelijks) en kies een veilige locatie op een andere schijf of cloudopslag. Test af en toe of je een backup terug kunt zetten, zodat je zeker weet dat je catalogus herstelbaar is als er iets misgaat.

• Vermijd risicovolle opslagmethoden: Weersta de verleiding om je catalogus direct in OneDrive, Dropbox of op een netwerkschijf te plaatsen om deze te “delen” tussen systemen – dit is vragen om problemen als corruptie of vergrendeling. Liever doe je dit niet, maar als je toch wilt en nadat je dit artikel vcoor een tweede een derde keer gelezen hebt, gebruik dan een snelle externe SSD als je dezelfde catalogus op twee computers wilt gebruiken, en zelfs dat alleen indien nodig en met de nodige voorzichtigheid

• Gebruik Lightroom-functies in plaats van te splitsen: Wil je orde scheppen in je foto’s? Maak gebruik van Lightroom’s eigen mogelijkheden binnen één catalogus: slimme collecties, kleurenlabels, sterratings, trefwoorden en folders. Deze geven je flexibiliteit om te filteren en groeperen zonder je foto’s fysiek te scheiden. Zo profiteer je van één gecentraliseerde catalogus zonder in te boeten aan organisatie.

Conclusie: één catalogus geeft de meeste Lightroom Classic-gebruikers de minste hoofdbrekens. Je houdt alle foto’s en bewerkingen bij elkaar en voorkomt een waslijst aan problemen – van zoektochten in de verkeerde catalogus tot sync-conflicten en backup-ellende. Werk je al met meerdere catalogi en loop je tegen de genoemde problemen aan? Overweeg dan om ze samen te voegen tot één master-catalogus. Je zult merken dat Lightroom veel soepeler verloopt met één centrale catalogus als fundament, zodat jij je kunt richten op wat echt telt: je fotografie.

Maar wat als je hulp nodig hebt omdat je er zelf niet (meer) uit komt

Kom je er niet uit, is het overzicht kwijt, ben je foto’s kwijt of gaat het op een andere manier helemaal mis met Lightroom? Ik kan je helpen. Als Lightroomdokter kan ik je op afstand helpen of bij jou of mij op locatie. Op deze manier heb ik echt al honderden mensen geholpen en altijd is er een oplossing uit gekomen.

Wil je liever zelf aan de slag? Ik heb twee online Lightroom Classic cursussen. De complete cursus waarbij ik je leer hoe je omgaat met alles van Lightroom, dus beheer en bewerken. En eentje waarbij ik alleen dieper in ga op het beheer gedeelte.